หลักการเขียนแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan – BCP)
การที่เราต้องเตรียมแผนต่อเนื่องทางธุรกิจก็เพื่อให้ส่วนที่สำคัญขององค์กรสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่องในขณะที่เกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินโดยให้กระทบกระเทือนกับขบวนการที่สำคัญในธุรกิจน้อยที่สุด
เราอาจจะไม่สามารถที่จะดำเนินธุรกิจได้อย่างสมบูรณ์แบบในขณะเกิดเหตุการณ์ แต่อย่างน้อยจะต้องคงการทำงานในส่วนที่องค์กรนั้นเห็นว่าเป็นหัวใจสำคัญเอาไว้ให้ได้โดยไม่ติดขัด เช่น ระบบควบคุมทางการเงิน หรือ ระบบควบคุมการจัดส่ง หรือ การจัดจ่ายสินค้า จะต้องดำเนินการได้ต่อใปโดยติดขัดน้อยที่สุด ซึ่งการขัดข้องหรือการหยุด อาจหมายถึงความเสียหายที่มีมูลค่าสูงเกินกว่าที่จะยอมรับได้
เราจะเห็นว่ามันเป็นไปได้ยากที่จะเตรียม ระบบสำรองไว้ให้กับทุกส่วนงานขององค์กร เพราะมันจะเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงมากจนเป็นไปไม่ได้ที่องค์กรจะจัดระบบสำรองไว้ได้ 100% ดังนั้น เราจะต้องวิเคราะห์ถึงผลกระทบทางธุรกิจ (Business Impact Analysis - BIA) เพื่อหาความจำเป็นของการเตรียมระบบสำรองให้กับหน่วยงานที่ต้องการจริงๆ และมีความเป็นไปได้ที่องค์กรจะสามารถจัดงบประมาณตระเตรียมให้ได้ หรือ มิฉะนั้นก็สามารถยอมรับในความสูญเสียทางธุรกิจที่อาจจะเกิดขึ้นได้
ส่วนใหญ่จะพบว่า แต่ละสายงานที่จัดเตรียมแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) จะมองเพียงความต้องการของสายงานของตนโดยหวังว่าหน่วยงานอื่นที่ให้การสนับสนุนอยู่จะยังคงสนับสนุนเหมือนเดิมเมื่อเกิดเหตุการณ์ แต่ในความเป็นจริงจะพบว่าหน่วยงานที่เคยให้การสนับสนุนจะเกิดปัญหาเช่นเดียวกันและจะให้ความสนับสนุนน้อยลงจนมีผลกับการทำงานของหน่วยงานของเรา
ช่วงเวลาที่ผ่านมาเราจะเห็นเหตุการณ์หลายอย่างที่เราคาดไม่ถึงว่าจะเกิด เรามีหลายเหตุการณ์ที่ถือเป็นตัวอย่างได้ดี เช่น การประท้วงที่เข้าขั้นจลาจลจนทำให้บริเวณที่มีการประท้วงนั้นไม่สามารถเปิดทำงานได้ตามปรกติ หรือ การเกิดอุทกภัย หรือ วินาศภัย หรือ เกิดไฟไหม้ ที่ โรงงานหรือสำนักงานจนพนักงานไม่สามารถเข้ามาทำงานได้
เหตการณ์เหล่านี้เป็นตัวอย่างให้เราได้อย่างดี หากสำนักงานใหญ่ต้องปิด หน่วยงานทางสาระสนเทศอาจมีแผนจัดเตรียมระบบคอมพิวเตอร์สำรองไว้ตามแผน โดยย้ายข้อมูล Back Up จากที่เดิมไปที่ใหม่ที่เตรียมไว้ อาจมีสำนักงานสำรองไว้ แต่อาจไม่สามารถหาเครื่องมือเช่น คอมพิวเตอร์ หรือ แลปทอป (laptop) สำรองให้กับพนักงานทุกคนใช้ทำงานได้อย่างพอเพียง ขณะที่ในแผนสำรองของแต่ละแผนกเช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายเครดิต ฝ่ายการเงิน ฝ่ายรับคำสั่งซื้อขาย ฯลฯ ต่างก็คาดหวังว่าจะยืมใช้ laptop จากส่วนกลางหรือฝ่ายสาระสนเทศมาใช้ หากจำนวนเครื่องมือที่มีสำรองนั้นจำกัด แล้วใครควรจะได้เครื่องสำรองเหล่านี้ไปใช้ และควรได้ในจำนวนเท่าใด และจำนวนที่สำรองนั้นเพียงพอที่จะทำให้ธุรกิจพอเดินต่อไปได้หรือไม่ สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่แต่ละแผนกจะต้องประชุมปรึกษาหารือร่วมกันเพื่อตกลงกันก่อนที่เหตุการณ์จะเกิด เพื่อที่จะหาทางแก้ไขทางอื่นหากจำเป็น การประชุมตกลงร่วมกันอาจทำให้เห็นทางออกอื่นที่ไม่จำเป็นต้องเพิ่มจำนวนเครื่องมือหรืออุปกรณ์สำรองที่มีอยู่แต่เดิมก็ได้สำหรับขั้นตอนของการจัดเตรียมแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan – BCP) มีขั้นตอนดังนี้
· ประเมินหาความเสี่ยงของสถานการณ์ต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้ (ทำ Risk Assessment)
· วิเคราะห์ถึงผลกระทบทางธุรกิจ (Business Impact Analysis - BIA) ในแต่ละสถานการณ์ แล้วรวบรวมข้อมูลของแต่ละหน่วยงานหรือสายงาน
· ให้สายงานวางกลยุทธรองรับสถานการณ์ต่างๆและระบุทรัพยากรที่ต้องการในการฟื้นฟูแก้ไขสถานการณ์
· จัดประชุมเพื่อสรุปผล ผลที่สรุปควรชี้ให้เห็นถึง สิ่งที่ระบบปัจจุบันจะสามารถจัดสำรองเพื่อรองรับเหตุการณ์ฉุกเฉิน เทียบกับความต้องการของแต่ละหน่วยงาน และ ความสามารถที่องค์กรจะสำรองให้ได้ในอนาคต
· จัดทำแผนต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan - BCP) โดยรวบรวมข้อมูลที่ได้จากในหัวข้อข้างต้นเขียนเป็นแผนเฉพาะของแต่ละสายงาน
· จัดทำสัญญากับผู้ให้บริการต่างๆ เพื่อสำรองการบริการและการจัดหาทรัพยากรที่ต้องการในช่วงเกิดวิกฤติ
· จัดประชุมกับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น ผู้ให้เช่าพื้นที่ หน่วยงานขององค์กรในสถานที่อื่นๆถึงแผนและการช่วยเหลือที่ต้องการ เพื่อให้เกิดความเข้าใจและการประสานงานที่ดี
· จัดอบรมผู้เกี่ยวข้องและฝึกซ้อมทดลองแผนเพื่อหาข้อบกพร่องและแก้ไขปรับปรุง
หัวใจสำคัญของการทำแผนให้มีประสิทธิภาพคือเราจะต้องทราบศักยภาพของหน่วยงานอื่นที่ให้การสนับสนุนหน่วยงานของเราในขณะที่เกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินนั้น ฉะนั้นการประชุมร่วมกันในการทำแผนจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งรังสี พัฒศาสตร์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น