EMERGENCY MANAGEMENT สำหรับธุรกิจและอุตสาหกรรม

EMERGENCY MANAGEMENT

การบริหารงานในสถานการณ์ฉุกเฉิน

จากเหตุการณ์ภัยพิบัติต่างๆที่เกิดขึ้นทั้งภายในประเทศไทยและในต่างประเทศ เราจะเห็นถึงการเตรียมพร้อมเพื่อรับมือกับสถาณการณ์ฉุกเฉินและวิกฤติต่างๆซึ่งมีทั้งที่น่าชื่นชมกับการบริหารจัดการและในขณะที่บางแห่งบางเหตุการณ์กลับพบกับข้อบกพร่องมากมาย  ความเสียหายที่ปรากฏขึ้นในสายตาเป็นเพียงส่วนน้อย เหมือนกับภูเขาน้ำแข็งที่เราจะเห็นเฉพาะส่วนบนหนึ่งในสิบที่โผล่พ้นผิวน้ำแต่ความเสียหายส่วนใหญ่ยังมีอีกมากที่อยู่ใต้น้ำที่เรายังมองไม่เห็นหรือยังไม่ปรากฏขึ้นทันที

ความแตกต่างที่เราเห็นนั้น เกิดจากความพร้อมที่จะรับมือกับสถานการณ์แตกต่างกัน ความสำเร็จที่ได้รับความชื่นชมนั้นเกิดจากการบริหารจัดการงานภายใต้ความกดดันจากภัยพิบัติหรือวิกฤติต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพเนื่องจากมีแผนปฏิบัติงานพร้อมอยู่แล้ว ถึงแม้จะมีการเปลี่ยนแปลงทีมผู้บริหารใหม่ก็ไม่มีผลเสียกับการจัดการมากนัก หากทีมผู้บริหารนั้นดำเนินงานตามแผนฉุกเฉินที่มีและหากแผนนั้นมีประสิทธิภาพจริง

โรงกลั่นน้ำมันประสพอุบัติเหตุ

สถานประกอบถูกน้ำท่วมฉับพลัน

หากเกิดเหตุการณ์ภัยพิบัติระดับประเทศ หน่วยงานราชการจะใช้แผนรับมือสถานการณ์ในระดับประเทศซึ่งจะต้องดูภาพใหญ่ไม่ได้ครอบคลุมไปถึงรายละเอียดของธุรกิจแต่ละแห่ง ดังนั้นเอกชนหรือเจ้าของธุรกิจจะต้องมีแผน Emergency Management Plan เพื่อลดความเสียหายที่จะกระทบกับธุรกิจของตนเองด้วย  

Emergency Management Plan มีไว้เพื่อรับมือกับเหตุการณ์ที่กระทบ กระเทือน และทำความเสียหายให้กับธุรกิจ โดยภัยที่เกิดขึ้นไม่จำเป็นว่าจะต้องเป็นเหตุการณ์ใหญ่ๆในระดับภัยพิบัติ

สำหรับแผนการเตรียมความพร้อมนั้นมิใช่เพียงแค่การตระเตรียมทีมงานกู้ภัย (Emergency Response Team) เครื่องไม้เครื่องมือ และทรัพยากรต่างๆเพื่อการกู้ภัยเท่านั้น แต่แผนที่สำคัญอีกส่วนหนึ่งก็คือ แผนจัดการป้องกันกับผลกระทบจากอุบัติภัยหรือภัยพิบัติหรือวิกฤติที่เกิดขึ้นเพื่อจำกัดความเสียหายมิให้แผ่ขยายเกินกว่าที่ควรจะเป็น

ในองค์กรที่มีมาตรฐานและมีความเสี่ยงกับความเสียหายอันมีมูลค่าสูง จำเป็นต้องมีแผนจัดการบริหารงานในสถานการณ์ฉุกเฉิน หรือ Emergency Management Plan ที่สมบูรณ์เพื่อเป็นแนวทางในการจัดการป้องกันมิให้เกิดความสูญเสียที่ไม่จำเป็นซึ่งจะมากกว่าที่เห็นหรือประเมินด้วยสายตามากและยังมีผลกระทบกับธุรกิจต่อไปในอนาคต

Emergency Management Plan หรือ แผนการบริหารงานในสถานการณ์ฉุกเฉิน ประกอบด้วย

1.   แผนกู้ภัย (Emergency Response Plan) สำหรับทีมกู้ภัยหรือเจ้าหน้าที่ภายในสถานประกอบการใช้เป็นแนวทางการสั่งการและปฏิบัติงานในเหตุการณ์ฉุกเฉิน

2.   แผนต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan) สำหรับหน่วยงานภายในองค์กรที่สำคัญต่อการดำเนินธุรกิจเพื่อต่อเนื่องธุรกิจมิให้ขาดตอนจนเป็นผลเสียกับธุรกิจ

3.   แผนจัดการรับมือกับวิกฤติ (Crisis Management Plan) สำหรับทีมบริหารเพื่อใช้รับมือกับความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นกับพนักงานและชื่อเสียงขององค์กรเพื่อคงไว้ในความมั่นใจไว้วางใจจากลูกค้า คู่ค้า รวมถึงความเชื่อถือจากประชาชนและเจ้าหน้าที่บ้านเมือง

แผนทั้งสามนี้แยกแตกต่างจากกันอย่างชัดเจนแต่ต้องทำงานเกี่ยวพันกันได้เป็นหนึ่งเดียว

ในการรับมือกับเหตุการณ์หรือวิกฤติ เราอาจเลือกเอาแผนใดแผนหนึ่งในการจัดการกับเหตุการณ์หรือวิกฤติที่เกิดขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องใช้แผนที่เหลือ หรือ ในบางเหตุการณ์ที่มีผลกระทบมาก เราอาจจำเป็นต้องใช้แผนทั้งสามร่วมกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และความจำเป็นในเหตุการณ์นั้น

การเขียนแผน Emergency Management Plan ให้มีประสิทธิภาพนั้นจะคล้ายกับการทำ ISO ซึ่งต้องใช้เจ้าหน้าที่ภายในองค์กรที่เกี่ยวข้องเป็นผู้ให้ข้อมูลและจัดทำรายละเอียด โดยมี ผู้มีความรู้ทางด้านการเขียนแผน Emergency Management Plan เป็นผู้ให้คำแนะนำ และ/หรือ เป็น Facilitator ในการจัดประชุมทำความเข้าใจให้กับหน่วยงานในสังกัดเพื่อให้เห็นภาพร่างของแผน ที่ต้องการเขียนโดยชัดเจน

นอกเหนือจากแผนจัดการที่จำเป็นต้องมีแล้ว สิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งก็คือการอบรม การฝึกซ้อม และการประเมิณผลเพื่อปรับปรุงแผนให้ดียิ่งขึ้นซึ่งต้องกระทำอย่างสม่ำเสมอ ผู้ปฏิบัติตามแผนจะไม่สามารถทำงานได้ดีหากไม่ได้รับการอบรมถึงบทบาทของตัวเองในแผนนั้น แผนจะไม่มีประสิทธิภาพหากไม่เคยทำการฝึกซ้อมเพื่อทดสอบแผนที่เขียน และไม่มีแผนอะไรที่จะดีพร้อมและคงอยู่ตลอดกาลโดยไม่มีการปรับปรุง เพราะอย่างน้อยรายชื่อบุคคลในแผนก็อาจต้องแก้ไขเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงบุคคลากรภายในองค์กร

การประเมินผลจากการฝึกซ้อมแผนเพื่อหาข้อบกพร่องก็เป็นส่วนสำคัญ เพราะจากประสพการณ์ที่ผ่านมา ได้พบว่าการฝึกซ้อมในหลายๆแห่งจะเป็นไปตามสคริปเหมือนกับการเล่นละครให้เป็นไปตามบท เราควรมีแบบแผนปฏิบัติการรับมือกับสถานการณ์แต่ไม่ใช่สคริปบอกบท

ในการฝึกซ้อมพบว่าองค์กรหลายแห่งแจกสคริปเพื่อให้ทุกคนทำการฝึกซ้อมตามบทโดยไม่คำนึงถึงความเป็นไปได้หรือความเหมาะสมที่อาจเปลี่ยนแปลงไป ณ วันที่ฝึกซ้อมจริง โดยมีจุดประสงค์ของการแจกสคริปเพื่อให้ดูดีไม่มีข้อบกพร่องขณะทำการซ้อมซึ่งไม่น่าจะถูกต้อง เพราะเหมือนกับการหลอกตัวเอง ไม่เสริมให้ผู้ฝึกซ้อมคิดว่าสิ่งที่ทำนั้นสมควรหรือไม่ ทำให้ขาดซึ่งการพัฒนาความคิดและฝีมือ

การฝึกซ้อมที่ดีควรกระทำเหมือนกับเจอเหตุการณ์จริงๆซึ่งจะไม่มีสคริปมีเพียงแต่แผนปฏิบัติการเท่านั้น ซึ่งผู้ฝึกต้องใช้ความคิดพลิกแพลงใปตามสถานการณ์ การฝึกซ้อมที่ไม่มีสคริปจะทำให้เห็นถึงช่องว่างที่จะต้องทำการปรับปรุงแผนที่มีหรือการปฏิบัติการที่ดำเนินไป ซึ่งจะทำให้ใม่สับสนเมื่อต้องพบกับเหตุการณ์จริง

แล้วในองค์กรของท่านล่ะ มี Emergency Management Plan รองรับพร้อมแล้วหรือยัง?

รังสี พัฒศาสตร์